Tajna kancelaria w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi

Kontakt
Kancelaria tajna
ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź
pok.: 309
tel.: (+48) 42 664-10-46
fax: (+48) 42 664-10-49
 

 

Tajna kancelaria funkcjonuje na podstawie art. 42 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228) i zorganizowana jest zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. z 2010r. Nr 114, poz. 765).

Dokumenty niejawne o klauzuli „zastrzeżone” mogą być przechowywane poza tajną kancelarią, jedynie w pomieszczeniach poszczególnych wydziałów urzędu.


Jak przechowywać dokumenty niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone"?

Dokumenty niejawne o klauzuli „zastrzeżone” znajdujące się w wydziałach urzędu, przechowuje się w wyznaczonych pokojach w szafach metalowych lub biurowych, wyposażonych w dwa, dobrej jakości zamki. Komplet kluczy od szafy powinien być w dyspozycji wyznaczonego pracownika, drugi przechowuje dyrektor. Szafa i pomieszczenie, w którym znajduje się szafa z dokumentami oznaczonymi klauzulą „zastrzeżone”, zarówno w godzinach pracy (podczas nieobecności pracownika/ów) jak i po godzinach pracy powinny być zamknięte.



Wpływ przesyłki niejawnej oznaczonej klauzulą "zastrzeżone"

Uprawniony pracownik zajmujący się w wydziale obsługą kancelaryjną dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” otwiera przesyłkę, dokument rejestruje w dzienniku ewidencji, przekazuje go przełożonemu do dekretacji, a następnie za pokwitowaniem, przekazuje dokument właściwemu pracownikowi.



Wysyłanie korespondencji niejawnej

Dokumenty zawierające informacje niejawne, należy zapakować w dwie koperty.

Na wewnętrznej kopercie, w lewym górnym rogu umieszcza się pieczątkę wydziałową, pod nią symbol literowy wydziału, symbol komórki wewnętrznej wydziału, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, właściwy symbol klauzuli -"Z"/kolejny nr z dziennika ewidencji i rok. W prawym górnym rogu umieszcza się stempel „do pakietów”, stempel klauzuli, a pod nim - podpis osoby pakującej dokument. Po środku koperty umieszcza się nazwę adresata.

Na zewnętrznej kopercie, w lewym górnym rogu umieszcza się pieczątkę wydziałową, pod nią symbol wydziału, symbol komórki wewnętrznej wydziału, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer z dziennika ewidencji i rok. W prawym górnym rogu koperty umieszcza się stempel opłaty pocztowej, z lewej strony koperty napis „polecony”, po środku umieszcza się pełną nazwę adresata.

Na opakowaniu zewnętrznym nie określa się rodzaju klauzuli.



Czy na komputerze własnego stanowiska pracy wolno wytworzyć dokument niejawny o klauzuli "zastrzeżone"?

Nie. Wytwarzanie tego typu dokumentów możliwe jest tylko na wydzielonych stanowiskach informatycznych urzędu, mających status bezpiecznych stanowisk komputerowych.



Czy dokument niejawny oznaczony klauzulą „zastrzeżone” można kopiować?

Tak, o ile nie ma zakazu autora na kopiowanie tego dokumentu. Dokument kopiujemy na wyznaczonej przez dyrektora kopiarce i kopię rejestrujemy w dzienniku ewidencji do dokumentów niejawnych, zgodne z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. z 2010 r. Nr 159, poz. 1069) . Zgodnie z Zarządzeniem Nr 21/2011 Wojewody Łódzkiego z dnia 31 stycznia 2011 r. sprawie wprowadzenia instrukcji klasyfikowania, ochrony i przetwarzania informacji niejawnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi (pkt 4 rozdział III )- kopiowanie wszystkich dokumentów niejawnych odbywa się w wyłącznie w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych pod nadzorem kierownika kancelarii tajnej.



Kto prowadzi nadzór wewnętrzny nad ochroną informacji niejawnych?

W ramach nadzoru wewnętrznego kierownik kancelarii tajnej oraz inspektor ds. bezpieczeństwa teleinformatycznego prowadzą w wydziałach urzędu merytoryczne, okresowe kontrole przestrzegania przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych. W sytuacji stwierdzenia braku ochrony informacji niejawnych Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych ma obowiązek powiadomić kierownika jednostki organizacyjnej lub ABW o zaistniałej sytuacji, co wynika z art. 17 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.



Archiwizowanie i niszczenie dokumentów niejawnych.

Archiwizowanie i niszczenie dokumentów uwarunkowane jest decyzją autora dot. zmiany klauzuli na konkretnym dokumencie, jego kategorią archiwalną, przepisami szczegółowymi w sprawie konkretnych dokumentów, oceną jego wartości merytorycznej i ostateczną decyzją powołanej komisji do oceny wybrakowania lub przekazania dokumentu do archiwum zakładowego.

Niszczenie dokumentów niejawnych w formie elektronicznej następuje po uprzednim usunięciu zapisanej informacji oraz po fizycznym zniszczeniu nośnika informacji przez komisję. Przeprowadzone czynności należy udokumentować protokołem.

  • Prezydent (dolny baner)
  • Kancelaria Prezesa Rady Ministrów
  • Program rządowy „Razem Bezpieczniej”
  • Elektroniczna platforma
  • Staże i praktyki
  • Łódzkie w Brukseli
  • GMO
  • Przedsięwzięcia dofinansowane